In den vergangenen Jahren wurden verstärkt Gewerbe- und Wohnimmobilien fertiggestellt und in den Bestand überführt – ein Resultat davon, dass in der Zeit des Immobilienbooms viele Projektentwicklungen angekauft wurden. Neubauimmobilien versprechen Technik und Design auf der Höhe der Zeit, keine Abnutzung und attraktive Mieten. Doch die Realität sieht oft anders aus: Während Mieter bereits einziehen und Erträge fließen sollen, laufen Mängelbeseitigung, Gewährleistungsdurchsetzung und technische Nachjustierungen parallel. Es drohen Performanceverluste, Reputationsschäden und unzufriedene Mieter. Die Praxis zeigt, dass die ersten Monate nach der Übergabe entscheidend sind für den wirtschaftlichen Erfolg eines Neubaus.
Auf Einladung von RUECKERCONSULT tauschten sich Berkan Gülen, Head of Asset Management bei Savills Investment Management, Markus Grabau, Leitung Technisches Property Management bei B&L Property Management, Jürgen Hau, Geschäftsführer der INDUSTRIA Immobilien, sowie Sascha Nöske, CEO von STRATEGIS, über typische Problemfelder, operative Herausforderungen und Lösungsansätze aus.
Nicht mehr Baumängel, aber höherer Zeitdruck bei steigender Komplexität
Entgegen der verbreiteten Wahrnehmung sehen die Diskussionsteilnehmer bei ihrer Arbeit keinen generellen Anstieg von Baumängeln. Vielmehr habe sich die Art der Herausforderungen verändert. „Durch die zunehmende Komplexität und Vernetzung der technischen Systeme dauert es heute deutlich länger, bis Gebäude stabil laufen“, erklärte Berkan Gülen. Gerade die technische Gebäudeausrüstung, aber auch fehlende Dokumentationen oder unvollständige Unterlagen können die Inbetriebnahme erschweren.
Markus Grabau sieht vor allem den Zeitdruck als Problem: „Um schneller Mieteinnahmen generieren zu können, ist der Zeitraum, der für die Mängelbeseitigung zur Verfügung steht, deutlich kürzer geworden. Dadurch gehen Objekte häufiger mit offenen Punkten in den Betrieb als früher.“
Für die Wohnungsmieter führte Sascha Nöske aus: „Die ersten Mängelmeldungen gehen in den ersten Wochen nach Erstbezug ein. Dann müssen wir einordnen, ob es sich um einen Gewährleistungsmangel, ein Abnahmemangel oder einen Versicherungsfall handelt. Wir müssen das vorsortieren, sonst laufen wir Gefahr, dass wir den Bauherren oder das Architekturbüro überbeanspruchen.“
Jürgen Hau ergänzt: „Um das Mängelmanagement zu beschleunigen und die Mieterzufriedenheit zu erhöhen, haben wir in einem Pilotprojekt mit einem bundesweit tätigen Partner einen Rahmenvertrag geschlossen, um kleinere bautechnische Mängel sofort zu beheben und später mit dem Generalunternehmen abzuwickeln.“
Inbetriebnahme als eigenständige Projektphase
Ein zentrales Ergebnis der Diskussion: Die Inbetriebnahme eines Gebäudes sollte als eigenständige, komplexe Projektphase verstanden werden. „Wir unterscheiden zwischen technischer, kaufmännischer und organisatorischer Inbetriebnahme“, sagte Berkan Gülen. „Häufige Fehlerquellen auf technischer Seite sind, dass Verbrauchszähler fehlen oder Anlagen mangelhaft geprüft sind. In kaufmännischer Hinsicht ist die Übergabe von Verträgen und Bürgschaften ein Knackpunkt. Oftmals ist kein Gewährleistungsmanagement beauftragt und wir müssen sicherstellen, dass Versicherungen möglichst zu Betriebsbeginn laufen. Im Hinblick auf die organisatorische Inbetriebnahme ist es wichtig, Zuständigkeiten und Schnittstellen zu klären, Eskalationspfade und Kommunikationswege mit den Mietern zu definieren und klar zu regeln, wie der Prozess der Mangelbeseitigung von der Mangelmeldung über die Behebung bis hin zur Freimeldung gestaltet werden soll. Im Übrigen können durch Vorabnahmen und regelmäßige Begehungen während der Bauphase viele Probleme vermieden werden."
Markus Grabau betont: „Mit der Übergabe an das Property-Management übernehmen wir auch die Betreiberverantwortung. Sollten sicherheitsrelevante Mängel auftreten, führt das oft zur Verweigerung der Abnahme. Und wenn vertraglich fixierte Einzugstermine nicht gehalten werden können, entstehen gerade bei Gewerbemietern hohe Kosten. Weniger problematisch sind dagegen optische Mängel, die man im laufenden Betrieb nacharbeiten kann.“
Frühe Einbindung von Property- und Facility-Managern als Erfolgsfaktor
Ein wesentliches strukturelles Defizit liegt laut den Panelisten in fehlenden standardisierten Verantwortlichkeiten der beteiligten Akteure. Zwar funktioniere die Zusammenarbeit in der Praxis meist, dennoch kann es zu Reibungsverlusten kommen. Klare Zuständigkeiten und definierte Prozesse könnten Effizienz und Qualität deutlich steigern.
Ein wiederkehrendes Thema im Panel war die zu späte Einbindung von Property- und Facility-Managern. Diese führe häufig zu vermeidbaren Problemen im Betrieb. Eine frühe Integration dagegen ermögliche eine realistische Budgetplanung, belastbare Betriebskostenkalkulationen und eine bessere Abstimmung technischer Anforderungen.
„Der ideale Zeitpunkt, einen Property-Manager anzubinden, ist bereits zum Spatenstich“, sagte Sascha Nöske. „Gute Vorbereitung ist alles, auch wenn es um die Berechnung der Betriebskosten geht. Die Nebenkostenkalkulation muss nicht nur im ersten Monat plausibel sein, sondern auch im zwölften Monat noch aufgehen. Das funktioniert nur, wenn man das Objekt schon gut kennt.“
Berkan Gülen bestätigte aus der Perspektive des Asset-Managers: „Wir binden die Property-Manager rechtzeitig ein, auch damit wir realistische Objektbudgets bekommen und die Inbetriebnahme reibungslos laufen kann. Abweichungen von der Kalkulation müssen wir früh identifizieren, um dagegen steuern zu können.“
Markus Grabau merkte an: „In der Praxis werden wir als Property-Manager manchmal erst wenige Monate vor Fertigstellung eingebunden – das ist deutlich zu spät. Auch der Facility-Manager könnte viele Probleme im technischen Bereich abpuffern, wenn er früher eingebunden wäre, möglichst schon etwa drei Monate vor Fertigstellung.“
Jürgen Hau betonte: „Wichtig ist, darauf zu achten, rechtzeitig die nötigen Daten und Dokumente vorliegen zu haben. Das gilt vor allem für Wartungsverträge, die umlagefähig sind.“
Mieter im Mittelpunkt der ersten Betriebsphase
Die ersten Monate nach Fertigstellung sind besonders sensibel, auch aus Mietersicht. Mängel, technische Probleme oder organisatorische Defizite wirken sich direkt auf Zufriedenheit und Cashflows aus.
„Der Mieter erwartet eine funktionierende Immobilie, unabhängig davon, ob es sich um einen Gewährleistungsfall handelt oder nicht“, so Jürgen Hau. Verzögerungen könnten schnell zu Mietminderungen und Reputationsschäden führen. „Auch Bauzeitenverzögerungen bedeuten eine besondere Herausforderung. Sie können verhindern, übergreifende Abnahmen durchzuführen, bestenfalls Teilabnahmen. Die Folge: Der festgelegte Einzugstermin kann nicht gehalten werden – mit allen Folgen, die dazugehören: Ersatzunterbringung, die man dann kurzfristig organisieren muss, Umzugsgut, das eingelagert werden muss.“
Gerade bei großen Wohnprojekten mit vielen gleichzeitigen Einzügen sei zudem ein strukturiertes Onboarding entscheidend. „Hundert oder zweihundert Wohnungen gleichzeitig zu übergeben, ist ein logistisches Großprojekt“, erklärte Sascha Nöske. „Ohne klare Prozesse entsteht schnell Chaos. Gerade Zufahrtswege sind ein Flaschenhals. Daher arbeiten wir mit festen Einzugsterminen inklusive Zeitslots. Auch die Gebäudetechnik müssen wir einerseits den Mietern erklären, andererseits dafür Sorge tragen, dass sie auch einsatzbereit ist und die Verbrauchsdaten ablesbar sind.“
Die Diskussion machte deutlich: Frühzeitige Einbindung der relevanten Dienstleister, strukturierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten sind zentrale Hebel, um Reibungsverluste zu minimieren und die geplanten Zielwerte bei Mieteinnahmen, Betriebskosten und Energieverbräuchen zu erreichen.
