Immobilienverwaltung wird komplexer und ihre Vergütung differenzierter

Die Basissätze bei Neuverträgen bewegen sich weiterhin auf einem erhöhten Niveau. In der Verwaltung von Gemeinschaften der Wohnungseigentümer liegen die durchschnittlichen Basissätze je nach Größe der Anlage zwischen 29,75 Euro und 47,60 Euro brutto je Einheit und Monat. In der Mietverwaltung wurden bei Neuverträgen Basissätze zwischen 29,75 Euro und 41,65 Euro ermittelt. In der Sondereigentumsverwaltung beträgt der durchschnittliche Satz knapp 42 Euro brutto, sofern die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer in Kombination verwaltet wird.

Besonders deutlich werden die Größeneffekte in der Wohnungseigentumsverwaltung. In großen Wohnanlagen mit mehr als 99 Einheiten liegen die durchschnittlichen Basissätze rund 38 Prozent unter dem Niveau von Anlagen mit bis zu zehn Einheiten. Dies spiegelt den höheren Verwaltungsaufwand wider, der sich in kleineren Gemeinschaften auf weniger Einheiten verteilt, sodass die Kosten je Einheit entsprechend höher ausfallen. Der mittlere Mindestumsatz je Anlage liegt unverändert bei 357,00 Euro brutto.

Zugleich wird erkennbar, dass sich die Vergütungsmodelle in der Verwaltung stärker nach individuellem Leistungsumfang ausrichten. Zusätzliche Leistungen werden in vielen Fällen gesondert vergütet. Dazu zählen in der Wohnungseigentumsverwaltung insbesondere bauliche Maßnahmen, Veräußerungszustimmungen und gerichtliche Vertretungen. In der Mietverwaltung gehören unter anderem bauliche Maßnahmen, Restarbeiten des Vorverwalters und die Neuvermietung als Komplettleistung zu den häufig zusätzlich berechneten Leistungen. Sonderleistungen werden dabei regelmäßig als Stundensatz oder Pauschale abgerechnet.

Darüber hinaus verdeutlicht die Studie, wie sehr sich das Leistungsprofil professioneller Immobilienverwaltung in den vergangenen Jahren erweitert hat. Genannt werden unter anderem technische Zusatzleistungen wie energetische Beratung, die Erstellung von Energieausweisen und interne Heizkostenabrechnungen, aber auch digitale Eigentümer- und Mieterportale, Fachapplikationen, digitale Unterlagen und KI-gestützte Prozesse. Hinzu kommen neue organisatorische und abrechnungsbezogene Aufgaben, etwa bei Umlaufbeschlüssen, der Beiratskommunikation, der datenschutzkonformen Alt-Aktenvernichtung oder der Abwicklung von Versicherungsschäden. Damit zeigt sich insgesamt ein vielschichtiges Bild aus Basishonoraren, ergänzenden Vergütungsbestandteilen und einem erweiterten Aufgabenprofil der Verwaltungen.

85 Prozent der befragten Verwalter geben an, ausgelastet oder sehr stark ausgelastet zu sein. Gleichzeitig planen 63 Prozent, weitere Verwaltungsobjekte aufzunehmen, während nur knapp ein Fünftel eine Reduzierung des Bestands vorsieht. Vertragslaufzeiten bei Erstverträgen bewegen sich ganz überwiegend in einem Korridor von zwei bis drei Jahren.

„Qualifizierte Immobilienverwaltung braucht wirtschaftlich tragfähige Strukturen. Die Studie zeigt, dass der Markt auf steigende Anforderungen mit einer differenzierteren Vergütung reagiert. Das ist kein Selbstzweck, sondern Ausdruck eines erweiterten Aufgabenprofils und wachsender Verantwortung in der Verwaltung“, sagt Markus Jugan, IVD-Vizepräsident.

BVI-Präsident Thomas Meier ergänzt: „Die Ergebnisse weisen eine deutliche Differenz zwischen Bestands- und Neuvertragsentgelten aus: Neuverträge liegen im Schnitt um fünf Euro netto über Bestandsverträgen, in der GdWE-Verwaltung beträgt der Unterschied bei einem Viertel der Unternehmen fast zwölf Euro brutto je Einheit. Diese Neuvertragslücke zeigt, dass Verwalter noch viel Spielraum gegenüber ihren Eigentümern haben, Bestandsverträge finanziell anzupassen, um wirtschaftlicher zu arbeiten.“

Prof. Dr. Marco Wölfle, wissenschaftlicher Leiter des CRES: „Die aktuelle Studie zeigt, dass Verwalter Kostensteigerungen nunmehr auch durch höhere Basissätze an ihre Kunden weitergeben können. Sonderaufgaben werden aber zunehmend wichtiger und können nicht immer kostendeckend angeboten werden.“